Prestação de contas

Faturação automática

O resultado da prestação é o lançamento de um documento a favor da companhia que reflete o valor a entregar relativamente aos recibos não diretos e uma fatura/recibo que irá refletir as comissões a deduzir. Após o lançamento destes documentos automaticamente após conclusão da prestação, é possível fazer a liquidação que irá refletir o movimento na tesouraria.

Muito importante: Caso opte por elaborar prestações de contas no Libax, terá de o fazer regularmente para tratar as revogações bancárias de forma correta. Se não elaborar prestações de contas, o tratamento é automático. Explicação no resto do artigo…

Como fazer a prestação de contas

Pode selecionar os recibos manualmente no menu P.Contas -> Nova prestação -> escolher a companhia -> pesquisar os recibos -> incluir -> seguinte.

De forma mais automática

Outra opção muito mais fácil é ir transferir um ficheiro com a prestação de contas já feita à companhia. Para isso pode entrar no menu Importação -> Importação para prestação de contas -> escolher a companhia -> seguir os passos identificados no retângulo azul.

fig 1. opção disponível para importação de ficheiro já com a seleção de recibo pronta

Receber o saldo de conta efetivo da companhia

Para emitir a fatura/recibo para receber o saldo de conta da companhia (recibos diretos) pode fazer uma prestação só com esses recibos ou então se a companhia juntar esse saldo com os recibos não diretos, junte também tudo na prestação de contas no Libax.

Um ponto chave para que faça uma conferência fácil é trabalhar de igual forma que a companhia trabalha.

Um procedimento útil para conferir tudo

Ao fazer a prestação de contas no Libax tem a vantagem de nunca perder o controlo sobre os recibos, ou seja, sabe sempre quais os recibos que ainda não recebeu comissões. Para obter essa listagem, basta entrar em Recibos -> procurar recibos -> filtrar por situação na companhia por Direto pendente. Um recibo na situação “Direto pendente” é um recibo que está pago à companhia (de forma direta) mas que ainda não entrou em prestação de contas no Libax, ou seja, ainda não foi paga a comissão desse recibo.

fig 2. filtro para obter uma listagem de recibos com comissão pendente para receber da companhia (dica: guarde nos favoritos)

Outra conferência que a prestação permite é a comparação do valor que está a ser incluído na prestação de contas com o valor que está na ficha do recibo. Caso haja diferenças, enquanto está a fazer a prestação de contas, poderá observar um icon redondo ao lado do recibo onde está a ser identificada a diferença. Ex: está a colocar um recibo na prestação de contas com a indicação de não direto, ou seja, vai pagar o recibo à companhia, mas na ficha do recibo está como direto. Este é um exemplo grave de um possível esquecimento de colocar algum recebimento de algum cliente na tesouraria.

Mesmo após a prestação de contas concluída, será possível exportar uma listagem com as diferenças existente. É aconselhável resolver as diferenças antes de concluir a prestação de contas para evitar o lançamento de correções de prestação.

fig 3. exemplo de um recibo em prestação de contas com diferença da ficha do recibo

Revogações bancárias

De facto, com as importações das companhias (web services ou ficheiros), os recibos são passados a “diretos pendente” automaticamente, mas se houver uma revogação, o recibo volta para a situação de “pendente”, tudo automático.

No entanto, é importante salientar que se optar por fazer prestações de contas no Libax (aconselhável pelas vantagens já enunciadas em cima), quando há revogações, o recibo não irá voltar para “pendente” automaticamente visto que a comissão já foi faturada e como tal, é necessário colocar o recibo novamente para ser gerada uma nota de crédito ou entrar em contas com outras comissões com sinal inverso. A confirmação do valor a faturar ou creditar à companhia é sempre manual para que tenha o controlo total das faturas ou notas de crédito emitidas.

Assim, ao colocar o recibo na próxima prestação, o sinal da comissão será colocado de forma inversa automaticamente. Após o fecho da prestação, o recibo volta para a situação “Direto pendente” e a partir dai pode receber o recibo do cliente e pagar depois à companhia noutra prestação, já como recibo não direto ou caso o cliente não pretenda mesmo pagar, poderá marcar o recibo como “devolvido”.

Muito importante: Note que se optar por fazer prestações de contas no Libax, é essencial que as faça regularmente logo após serem feitas na companhia para que os recibos revogados sejam identificados e tratados devidamente. Caso não faça prestações de contas, não precisa de se preocupar com as revogações, no entanto, perde as capacidades de conferência enunciadas em cima neste artigo.