A elaboração da prestação de contas é o passo final da gestão de recibos. É com este procedimento que de facto irá consolidar a situação dos recibos, perceber se há diferenças entre os cálculos da companhia/corretor e é com este passo que pode emitir a fatura de comissões. Saber mais sobre o conceito de prestação de contas

Este funcionalidade está disponível Importação -> Importação para prestação de contas

Note que o máximo de recibos suportado são 50 mil recibos por ficheiro.

Utilizar ficheiro da companhia

Para evitar a seleção manual de recibos para a prestação de contas, é possível importar ficheiros das companhias com a relação de recibos a considerar para a prestação.

Para utilizar o ficheiro da companhia, escolha a companhia e siga as instruções no retângulo azul.

Formato simples

Nem todas as companhias disponibilizam um ficheiro com a relação de recibos a considerar para uma prestação. Assim, em vez de selecionar recibos manualmente para a prestação de contas, pode elaborar uma listagem em excel e importar o ficheiro. Esta solução é útil se considerar que é mais rápido fazer a listagem no excel em vez de selecionar os recibos manualmente. É também útil quando tem algum ficheiro base que pretende aproveitar.

Os valores a assumir para a prestação de contas são os valores que estiverem na ficha do recibo.

O ficheiro tem de ter as seguintes características:

• Ser um ficheiro no formato .csv (separado por ponto e vírgulas);
• Serão tidas em conta apenas as primeiras duas colunas do ficheiro;
• Primeira coluna com o número do recibo;
• Segunda coluna com a informação se foi pagamento direto: "sim", "não" ou vazio. Se vazio, é considerado não direto;
• O ficheiro não pode ter linha de cabeçalho.

Nota: o recibo será passado a direto caso esteja totalmente pendente e se o conteúdo da coluna direto seja "sim".

No final desta artigo pode trsanferir um exemplo deste formato. Simples.csv

Formato completo

À semelhança do método do formato simples, pode elaborar um ficheiro no excel com os recibos que pretende colocar na prestação de contas com os valores específicos em vez de considerar os valores que estão na ficha do recibo.

Este formato é muito útil caso obtenha listagens da companhia em formatos não reconhecidos pelo Libax mas que contenham os valores para a prestação. Não serão assumidos os valores da ficha dos recibos. 

Neste cenário, só tem de transformar o ficheiro de forma que fique com as regras seguintes:

• Ser um ficheiro no formato .csv (separado por ponto e vírgulas);
• Colunas para o cabeçalho: Recibo, Apólice, Produto, Direto, Data pagamento, Prémio total, Comissão, IRS, IS, Código parceiro;
• O nome da primeira coluna tem de ter o prefixo "NoteFile". Ex: NoteFile-Recibo
• Caso seja enviado o código de parceiro e caso não exista definição desse código na companhia em causa, a tarefa irá falhar.

No final desta artigo pode trsanferir um exemplo deste formato. Ficheiro Completo.csv

Explicação das colunas

Recibo - número do recibo. Obrigatório. Se “Regularização extra”, “Comissão extra”, “IRS extra”, “IS extra” então o valor do campo comissão fica nos campos extra.

Apólice - opcional mas obrigatório se companhia pode ter número de recibos repetidos em apólices diferentes.

Produto - opcional mas obrigatório se companhia pode ter número de recibos repetidos em apólices diferentes.

Direto - opcional, sim, não ou sim/i. Indica se é para considerar o recibo como direto ou não. Se vazio, é considerado não direto.

Data de pagamento - opcional, se enviado assume como data de pagamento direto (caso seja assumido como direto).

Prémio total - opcional, se vazio será considerado zero. Prémio a regularizar com companhia.

Comissão - opcional, se vazio será considerado zero. Comissão a regularizar com companhia.

IRS - opcional, se vazio será considerado zero. Coloque o sinal inverso em relação ao valor da comissão.

IS - opcional, se vazio será considerado zero. Coloque o sinal inverso em relação ao valor da comissão. Se colocar "a", o valor será calculado automáticamente para produtos não vida (útil se não tem esse valor).

Código parceiro - opcional. Suporta o sufixo "/force" (explicação deste sufixo até ao final deste artigo).

Considerações

• Valor positivo no prémio total é a favor da companhia;
• Valor positivo na comissão é a favor do agente;
• Valor negativo nas colunas IRS e IS é a favor da companhia;
• Coloque valores inversos no caso de estornos ou revogações;
• Caso o recibo apareça várias vezes no ficheiro os valores serão somados;
• Coloque valores positivos no caso de prémios e adicionais;
• Coloque valores negativos no caso de estornos e indemnizações;
• Caso o valor do prémio total ou valor da comissão seja de natureza inversa ao que está na ficha do recibo, será considerado uma revogação e como tal, o recibo ficará reaberto caso não esteja devolvido. Esta funcionalidade depende da definição de revogações automáticas na ficha da companhia;
• Se todos as colunas de valores monetários estiverem com zero ou vazias, a linha é ignorada.

Considerações sobre a coluna "direto"

• Se assumido como não direto, a situação do recibo não é alterada e é considerado o valor da coluna "prémio total";
• Com a indicação de recibo direto é ignorado o prémio total e marcado como pago direto apenas se estiver totalmente pendente;
• Se o recibo for marcado como pago, será assumida a data na coluna "data de pagamento". Se não enviada, é assumida a data de hoje como data de pagamento;
• A opção "sim/i" irá apenas considerar o recibo como direto caso a coluna "comissão" não seja zero. Se for zero, o recibo é ignorado. Útil se pretende assumir o recibo na prestação como direto apenas se tiver comissão de forma a previnir que a situação do recibo não é alterada visto que quando define um recibo como direto no ficheiro, este será marcado como pago se estiver pendente. Com esta opção está a previnir a marcação de recibos como pagos indevidamente no caso de estar a fazer o ficheiro com base numa listagem da companhia em que para a companhia, quando a comissão vem a zero é porque o recibo não foi pago e como tal, não vão pagar comissões.

Considerações sobre valores extra

• "Regularização extra", valor positivo é a favor da companhia. Ex: pagar um valor de um recibo de outro agente;
• "Comissão extra", valor positivo são comissões a favor do agente;
• “IRS extra”, “IS extra” são impostos sobre as comissões extra. Coloque o sinal inverso em relação ao valor que colocou nas comissões extra;
• O valor a assumir para os valores extra e impostos extra é o valor que estiver na coluna "Comissão".

Consolidação da rede de parceiros

Este formato também tem a vantagem de num único passo, consolidar a associação de parceiros, ou seja, durante o processo, caso envie o código do parceiro com o sufixo "/force", as apólices envolvidas ficarão associadas à rede de parceiros relacionada com o código, mesmo que já tenham outros parceiros associados. Caso a apólice tenha alguma categoria preenchida em que não haja correspondência no código enviado, esta não será apagada.

No entanto, é sempre feita uma análise prévia antes do processamento propriamente dito. Assim, caso alguma apólice não esteja associada ao código enviado, o processamento não será feito, a tarefa irá falhar e será disponibilizado uma listagem das apólices que não estão nos códigos previstos. No entanto, caso pretenda que o sistema corrija a alocação da apólice de acordo com o código enviado, coloque o sufixo "/force" a seguir ao código. Ex: 123/force.

Para utilizar esta funcionalidade o ficheiro não pode ter mais do que 5 mil recibos.

Exemplo da consolidação de parceiros

Imagine que tem definido o código 123 para uma estrutura de parceiros. Saiba como definir códigos

Nessa definição tem definido o código para 3 níveis, mas tem uma apólice que tem 4 níveis preenchidos, sendo que o primeiro está diferente do que devia estar.

Durante o processamento do ficheiro, se enviar o sufixo "/force", a apólice em causa irá ficar com os 3 níveis exatamente de acordo com as definições, mas o quarto nível não será eliminado. Sem o sufixo e caso a apólice não esteja bem definida, a tarefa irá falhar com indicação da listagem de apólices nessas situações.

Com esta funcionalidade, além de consolidar a prestação de contas, consolida também a associação de parceiros às apólices de acordo com o código que a companhia envia.

Encontrar recibo automaticamente

Para tratamento de valores que estão apenas associados a apólices, pode definir no campo "Recibo" as seguintes opções:

• "R" - o sistema irá encontrar o primeiro recibo da apólice. Útil quando a companhia envia o valor de comissões para o ano inteiro em vez de ser por recibo ou quando envia um valor a anular uma comissão anteriormente paga de um ano inteiro. Exemplo prático: Cancelled Upfront da April.
• "R<mês>-<ano>" - quando é preciso encontrar o recibo de um certo mês. Útil quando a companhia envia uma comissão relativa a um certo mês mas não envia número do recibo respetivo. Ex: "R11-2024" quer dizer que é para encontrar o recibo do mês de novembro de 2024. Apenas são reconhecidos recibos a partir do ano 2000. Exemplo prático: processamento de comissões mensais da Metlife.

Com estas opções, é sempre necessário preencher o campo da a "apólice". No relatório da tarefa, esta linha irá ficar identificada com o conteúdo do campo recibo e apólice, para que consiga identificar em caso de erro. Ex: R.12345 onde 12345 é a apólice.

Reconhecimento de formatos específicos no formato completo

Em algumas companhias, para que não se perca tempo na geração do ficheiro no caso de estar a reaproveitar um ficheiro da companhia, o sistema de importação irá proceder a algumas ações de forma automática. No entanto, para que o sistema tenha esse comportamento é preciso que a primeira coluna comece com "NoteFile(a)". Ex: NoteFile(a)-Recibo

Esta fucionalidade funciona para as companhias na lista seguinte. Para as companhias que não estão na lista, não é aplicada nenhuma formatação.

Fidelidade

É esperado que o valor da comissão e imposto do selo venham invertidos. São corrigidos automaticamente.

Liberty

1. Caso venha "DI" ou "DG" na coluna do número do recibo, o valor é assumido como comissões extra;
2. Caso contrário, se o número tiver 19 caracteres e não for abrangido pela regrado ponto 1, é extraido o número automaticamente. Ex: 1022053910079988773 o sistema irá procurar o recibo 079988773;
3. O valor da comissão é esperado que venha invertido.

Mapfre e Mapfre Vida

Caso coloque na coluna da apólice o produto e apólice, o sistema irá entender corretamente, não precisa de separar o produto da apólice. Ex: 4102445556677

Una e Una Vida

Caso esteja a elaborar o ficheiro tendo em conta um ficheiro de prestação enviado pela companhia, vai reparar que a numeração dos recibos é diferente quando comparada com a numeração que é assumida quando os recibos são importados para o Libax. Ex: na importação de carteira o recibo vem 300000/AP/2024 enquanto que no ficheiro de prestação, a companhia envia 300000AP24. Não se preocupe em alterar o número dos recibos para terem as barras porque o sistema de importação de ficheiros para prestação vai fazer essa alteração automaticamente.