Importação entre contas Libax

Pode importar conteúdo de outra conta Libax para a sua conta. Esta funcionalidade é útil caso seja um parceiro de um agente/corretor que também utiliza o Libax.

Quais os ficheiros a gerar

Escolha o formato Libax, visto que este formato é reconhecido no módulo de importação e é o ideal para transportar informação entre contas do Libax. Saber mais sobre o formato Libax

Pode gerar os ficheiro de clientes, apólices e recibos. No entanto, não precisa de gerar os três. Pode gerar apenas o ficheiro de recibos se quer transportar apenas recibos. É certo que irá com informação do cliente mas não tem a informação completa, por isso é que existe o ficheiro de clientes. Assim, caso pretenda transportar a informação completa do cliente faz sentido exportar o ficheiro de clientes. O mesmo principio aplica-se também à informação da apólice e ao ficheiro de apólices.

Como filtrar informação

O principal objetivo desta funcionalidade é disponibilizar ficheiros aos parceiros com a sua carteira, por isso, antes de exportar a informação, escolha o parceiro no filtro.

fig 1. filtro com recibos apenas de um parceiro

Durante a importação, o sistema de importação irá colocar as linhas nas companhias corretas automaticamente.

Importação regular

É aconselhável fazer este tipo de importações pelo menos uma vez por semena, a menos que a carteira seja muito pequena. Assim, de cada vez que pesquisar a informação a exportar, aplique o filtro pela data de modificação para que não tenha de gerar ficheiros muitos grandes.

fig 2. exemplo de filtro por data de modificação

O campo "Data de modificação" irá filtrar registos pela data de modificação ou registo. Fica assim muito prático conseguir exportar registos que tenham sido modificados ou criados num determinado período.

Pedir o ficheiro ao agente/corretor

Pode pedir um ficheiro elaborado com o formato Libax ao agente/corretor onde tem a sua carteira e importar normalmente no módulo de importação para a sua conta.

Para que o ficheiro seja exportado basta que o detentor da informação entre em Entidades, Apólices ou Recibos na opção "Procurar" do lado direito, filtrar a informação e exportar no botão "exportar" com a opção "Formato Libax para parceiro".

fig 3. opções de exportação

A opção "Formato Libax para parceiro" irá contemplar as comissões calculadas para o parceiro em vez de serem exportadas as comissões atribuídas pela companhia. É este o ficheiro a enviar para o parceiro.

Se escolher a opção "Formato Libax" irá conter as comissões cedidas pela companhia. Não envie este ficheiro para o parceiro, a não ser que a outra conta do Libax vai gerir essas comissões em vez de serem as comissões do parceiro.

Obter os ficheiros através do Libax Seguros Lite

Caso o agente/corretor tenha concedido o acesso ao Libax Seguros Lite, poderá obter os ficheiros quando quiser e aplicando o filtro que entender. Tem à disposição a opção de exportar as listagens de clientes, apólices ou recibos no formato Libax.

No exportação de recibos, se não tiver restrição a nenhum parceiro, a exportação irá conter as comissões que são cedidas pela companhia. É um cenário em que está a utilizar o Libax Seguros Lite quando é um colaborador da empresa. Não é suposto entregar este ficheiro ao parceiro. Neste caso irá visualizar um alerta para este efeito.

fig 4. opções de exportação no Libax Seguros Lite

Se é um parceiro a usar o Libax Seguros Lite então terá uma restrição aplicada para poder ver apenas a sua carteira e nesse caso a exportação irá contem as comissões para os parceiros que pode ver. É este ficheiro que pode importar para a sua conta Libax.

Configuração do Libax do parceiro e importação

Para que a informação seja inserida na companhia correta é necessário ter registadas as companhias do agente/corretor no Libax do parceiro. É essencial que o nome da companhia contenha o nome que vem na coluna "companhia" do ficheiro. Ex: se vem na coluna "Companhia" o nome "Fidelidade" então no Libax do parceiro deve de registar uma companhia com o nome "Agente X Fidelidade" para no fundo saber para seu controlo que esta "Fidelidade" está no "Agente X". Independente dessa configuração, para que o sistema de importação reconheça que se trata desta companhia, no campo "Nome" é preciso colocar o nome da companhia tal como o "Agente X" tem no seu Libax, ou seja, tendo em conta este exemplo, a companhia no Libax do parceiro tem de ter no nome "Fidelidade".

O campo "Entidade", define a entidade a quem vai passar a fatura de comissões. Este campo também é útil para que o sistema de importação consiga perceber a quem está associada a companhia para importações de várias companhias de uma só vez.

No campo "Mapeamento real" deixe a opção "Não definido" visto que não é preciso reconhecimento de nenhum formato especial além do formato Libax.

fig 5. exemplo de configuração de uma companhia no Libax do parceiro

Finalmente, ao importar o ficheiro, escolha uma companhia qualquer do agente/corretor, avance para o próximo passo e no final escolha a opção "Mostrar mais opções" e ative a opção "Importar de todas as companhias da entidade comercial". Com esta opção ativa, o sistema de importação irá reconhecer as companhias associadas corretamente e importar o ficheiro de uma só vez sem ser necessário importar o ficheiro várias vezes. Útil quando o ficheiro tem várias companhias. Caso o ficheiro tenha só uma companhia, pode ignorar esta opção mas é essencial escolher a companhia correta no passo anterior.

fig 6. opção que irá reconhecer as companhias automaticamente.

Quando a outra conta Libax também é sua

Quando tem várias contas Libax porque é um grupo de empresas, é natural fazer negócios numa empresa que tem mais vantagens perante uma companhia de seguros mas pretende registar o negócio na empresa que para si é detentora do negócio. Neste caso, o negócio é importado para o Libax principal, o recibo é cobrado no Libax principal mas depois pretende exportar essa informação para um Libax da outra empresa já com a informação de cobrança.

Quando é este o cenário, ou seja, pretende transferir informação para uma conta que é do seu grupo de empresas e assumir os recibos como pagos porque foram pagos no Libax principal, ao importar o ficheiro, escolha a opção “Assumir original e ignorar pagos previamente”.

fig 7. opção que deve assumir quando transfer informação entre contas Libax do mesmo grupo de empresas