Apólices, recibos, participações e ficheiros

As apólices e recibos normalmente são registados automaticamente pelo sistema de importação. No entanto, pode registar apólices manualmente, caso pretenda que esta fique imediatamente alocada à estrutura certa, visto que durante a importação de carteira, poderá não ser possível associar à estrutura completa. É também útil registar registos manualmente, caso a companhia em causa não tenha a funcionalidade de obter informação em tempo real e pretenda anexar ficheiros (ou outras ações) no próprio dia da emissão da apólice, sem esperar que esta seja registada na próxima noite, o que levaria a acumular trabalho para o dia seguinte.

Como registar

Para registar uma apólice, pode entrar no cliente -> apólices -> Adicionar apólice. Também é possível escolher essa opção no menu geral à esquerda, mas se vai por esse caminho, tem depois de identificar o cliente.

O registo da apólice não tem de ser rigoroso, uma vez que o sistema de importação irá completar os dados em falta ou corrigir informação errada. Assim, preocupe-se apenas em escrever o número da apólice corretamente.

Caso pretenda registar um recibo ou uma participação, entre na apólice e escolha a opção para adicionar recibo ou participação.

fig 14. parte da ficha de uma apólice já registada

Como anexar ficheiros digitais

De facto, nos dias de hoje é bastante fácil ter o arquivo digital sempre à disposição. 

Para adicionar ficheiros, basta entrar no registo desejado e escolher a opção “importar” na zona de ficheiros.

Pode importar ficheiros em clientes, apólices, recibos, participações ou atividades. Por exemplo, se o ficheiro é um documento pessoal do cliente, deve ficar na ficha do cliente. Se for um documento relacionado com com uma atividade, deve ficar na ficha da atividade.

fig 15. exemplo de ficheiros anexados a uma apólice