Registo de atividades

As atividades são uma funcionalidade útil para que não se esqueça de realizar uma tarefa ou então pretende delegar uma tarefa num colega.

É possível associar uma atividade a um contexto, de forma a ficar tudo mais organizado. Por exemplo, é possível associar uma atividade a uma apólice. Assim, ao olhar para a atividade, facilmente irá perceber que é referente a uma determinada apólice.

Lançar uma atividade

Para lançar uma atividade, pode entrar no registo onde pretende lançar a atividade que pode ser no cliente, apólice, recibo ou participação.

Depois utilize a opção “Adicionar atividade”, preencha o formulário que consiste em identificar o assunto, o detalhe, data e responsável.

fig 13. formulário de registo de atividade

?é possível definir uma lista de assuntos mais usados nas configurações do Libax Business para poupar tempo no registo de atividades. Um administrador pode gerir essa lista.

Associação ao cliente e responsável

Todas as atividades, independentemente de onde sejam registadas, ficarão sempre associadas ao cliente. Desta forma, todas ficam disponíveis na ficha do cliente. Por exemplo, ao associar uma atividade a uma apólice, esta fica também disponível na ficha do cliente.

?caso defina a opção “não definido” no campo responsável, a atividade fica visível para utilizadores que não tenham restrições, normalmente são colaboradores do escritório sede.

Quando registar a atividade

As atividades servem para dois momentos: para registar um evento que aconteceu ou para registar um evento que vai acontecer. Basicamente a diferença está na data e na situação, ou seja, se já aconteceu, coloque a atividade como fechada e a data é do passado ou de hoje.

Caso prático com dois momentos

Imagine que recebe um telefonema a pedir uma simulação para um seguro.O ideal nesta situação é registar duas atividades. 

Registe uma atividade com informação do telefonema que recebeu, com a data de hoje, em que no assunto se coloca “Pedido de simulação” e no detalhe coloca-se a informação necessária para se fazer a simulação. Marque a atividade como fechada, porque o telefonema acabou e escreva a conclusão. Imagine que prometeu dar uma resposta amanhã, nesse caso escreva “Fiquei de dar resposta amanhã”.

Visto que ficou de dar resposta amanhã, lance uma segunda atividade para amanhã, no assunto coloque “Dar resposta sobre simulação” e até pode delegar a tarefa noutro colega caso pretenda.

Caso prático de um só momento

Imagine que tem uma campanha de vendas vantajosa para um cliente e não pretende esquecer-se de apresentar esta oportunidade ao cliente para a semana. Nesse caso, o ideal é registar uma atividade no cliente com data para a semana com situação em aberto. Para a semana, a atividade irá aparecer automaticamente no painel de controlo no início da aplicação, para que não se esqueça deste assunto. Nesse dia, deve fazer a tarefa e marcá-la como fechada. Caso não consiga, poderá alterar a data mais para a frente ou delegar noutro responsável.