Como obter listagens de recibos pendentes?

O controlo de recibos pendente vencidos ou não vencidos é de facto um ponto forte do Libax com as principais vantagens:

• Controlo total de todas as companhias numa única aplicação
• Registo de atividades em cada recibo para saber se já está a tratar de cada situação
• Identificação de variações de recibos
• Automação de listagens com recibos pendentes
• Pesquisa de recibos bancários não pagos
• Pesquisas pré-feitas
• Leitura de pendentes através da ficha do cliente
• Possibilidade de gestão manual

A funcionalidades abordadas neste artigo estão em:

• Pesquisa de recibos: Seguros -> Recibos -> Procurar recibos
• Variação de recibos: Seguros -> Análise -> Variação de recibos
• Automação de listagens: Seguros -> Configurações -> Notificação de parceiros

Este artigo está também disponível em formato de guia 

Recibos a vencer em 10 dias

Visto que a atualização de recibos é diária, o ideal é controlar os recibos que vão vencer brevemente de forma a alertar o cliente do pagamento necessário.

Para obter essa listagem basta filtrar os recibos pendentes com o agente e com data de vencimento até 10 dias em relação ao dia de hoje.

fig 1. pesquisa de recibos pendentes apenas de tesouraria vencidos e para os próximos 10 dias com indicação de atividades assumindo que hoje é dia 10/12/2024

Dica: Para ignorar os recibos bancários, escolha o filtro tesouraria no método de pagamento da apólice.

Após obter a listagem, contacte os clientes e registe uma atividade sobre a conversa realizada. Pode lançar nova atividade se ficou combinado obter uma resposta nos próximos dias.

Dica: É aconselhável atualizar a situação dos recibos quando passa a data de vencimento caso sejam de companhias sem web services para que não fique com recibos antigos eternamente pendentes.

Nota: nem todas as companhias enviam o método de pagamento da apólice e quando não é enviado, é assumido como tesouraria. Se existem apólices que estão como tesouraria mas são bancárias, corrija manualmente editando a apólice e defina o método de pagamento como "Débito direto externo".

Vantagem do lançamento de atividades nos recibos

De facto, o lançamento de atividades nos recibos é a maneira mais correta para ter o controlo total sobre os recibos pendentes porque em cada recibo pode registar o motivo pelo qual o cliente ainda não pagou e pode registar tarefas para o futuro para não se esquecer de falar com o cliente novamente nos próximos dias.

fig 2. exemplo de uma listagem de recibos com indicação de atividades sobre os mesmos

Identificação de variações em relação ao período anterior

Quando tem muitos recibos para controlar, o melhor é fazer uma segmentação e tratar em primeiro lugar aqueles que se observa um aumento em relação ao período anterior. Provavelmente o cliente ainda não pagou porque já detetou o aumento e precisa de agir o mais rápido possível. 

A visualização dos recibos com atividades pendentes também está disponível nesta funcionalidade.

fig 3. exemplo de filtro para encontrar variação de recibos superior a 3% com indicador de atividades

Dica: Utilize esta funcionalidade para antecipar situações desagradáveis, ou seja, pode pedir a análise para recibos a vencer para o mês que vem e assim tem bastante tempo para agir, antecipando-se ao cliente. Evita assim muitas reclamações e a sua imagem ficar fortalecida junto dos clientes.

Envio de listagens automáticas

É possível configurar o Libax para que sejam enviadas listagens com os recibos vencidos ou a vencer para os gestores de clientes ou parceiros. Ganha assim uma eficácia considerável no controlo de recibos pendentes porque os utilizadores nem sequer precisam de fazer pesquisar para obter a listagem. Esta será segmentada e entregue automaticamente por e-mail para o utilizador responsável pelos clientes.

fig 4. Algumas das configurações possíveis a aplicar na automação de listagens automáticas

Será que os recibos bancários foram pagos?

O facto de uma apólice ser cobrada por débito direto, não quer dizer que o pagamento seja sempre feito com sucesso. Como sabe, se não há dinheiro na conta, o recibo não será cobrado e pode falar com o cliente para que este pague de uma outra forma, como por exemplo, ir pagar presencialmente ao seu escritório.

Para obter listagens de recibos bancários não cobrados basta filtrar por data de vencimento até ontem, situação pendente no agente e método de pagamento da apólice como débito direto externo. O resultado será todos os recibos que já venceram, ou seja, a data para cobrança no banco já passou, mas continuam pendentes.

fig 5. filtro para encontrar recibos bancários pendentes já vencidos, assumindo que ontem foi dia 10/12/2024

Mais uma vez, o procedimento sobre esta listagem é o mesmo, ou seja, tentar falar com os clientes para combinar como vai pagar e registar a atividade no recibo para saber o que ficou combinado. Caso o cliente não pretenda mesmo pagar, pode deixar anular o recibo pelo sistema de importação ou pode marcá-lo como devolvido manualmente.

Conheça as pesquisas pré-feitas

Ao entrar na secção de recibos tem acesso a três pesquisas pré-feitas mostram o resultado para ter uma ideia de como está o controlo de recibos. Ao pressionar esses cartões, o utilizador é redirecionado para a pesquisa avançada já com os filtros preenchidos.

Utilize essas pesquisas como sendo um ponto de partida para uma pesquisa mais detalhada. Por exemplo, pode entrar na pesquisa de recibos a vencer em 10 dias e depois alterar a data para obter recibos até ao final do mês.

fig 6. exemplo de três pesquisas pré-feitas na secção de recibos

Acesso ao valor pendente na ficha do cliente

Ao entrar na ficha de um cliente, ao lado esquerdo irá observar o valor pendente. Este valor é a totalidade de valores pendentes, independentemente da natureza do recibo, ou seja, estão somados recibos de tesouraria e recibos bancários.

Ao clicar no valor vai ser redirecionado para a ficha de cobrança. No entanto, caso pretenda obter o detalhe do valor pendente sem abrir a ficha de cobrança, entre em recibos (lado esquerdo) e depois escolha a opção "Pendentes" no filtro.

fig 7. lista de recibos pendentes dentro da ficha do cliente

Caso observe que o valor não coincide com o saldo do cliente então é porque existem documentos na conta corrente que estão a afetar o saldo, como por exemplo, faturas ou valores provisórios. Neste artigo apenas estamos a abordar a gestão de recibos.

Tudo automático, ou não

O ideal é que o Libax seja um "espelho" das companhias de seguros para poupar trabalho na consulta de informação. Assim, tem tudo numa só aplicação. É este o comportamento que o Libax tem, ou seja, se um recibo é emitido, fica pendente no Libax, se é cobrado pelo banco, fica cobrado no Libax e se é ultrapassada a data de vencimento e a companhia assume como devolvido, então fica devolvido no Libax.

No entanto, compreendemos que existem agentes que pretendam ter o controlo mais detalhado e mais exaustivo. Se for esse o seu caso, pode definir a opção para que os recibos nunca sejam marcados como devolvidos automaticamente.

fig 8. opções nas configurações para desligar a automação sobre os recibos em termos de devolvidos

Opcionalmente pode também ligar a opção para que nunca sejam canceladas as apólices para ter ainda mais controlo sobre as apólices que ficaram por renovar. Uma apólice que ficou por renovar, ou seja, ficou com recibo em falta irá aparece no contador de recibos em falta. Saiba mais no artigo sobre Informação fidedigna

De facto, existem clientes que precisam de um contacto do agente para fazerem a cobrança do recibo. Esta gestão pode ajudar nesse sentido se olhar para o Libax apenas uma vez por mês, o que não é aconselhável. Desta forma, como entra no Libax muito raramente, irá visualizar os recibos com data de vencimento ultrapassada como pendentes eternamente até que faça alguma intervenção manual nos mesmos.

As boas práticas

O que é aconselhável para uma correta gestão de recibos pendentes é deixar que o sistema devolva recibos automaticamente para que fique de facto com um "espelho" da companhia do seu lado. É aconselhável fazer as seguintes ações, pelo menos uma vez por semana:

• Visualizar a listagem de recibos de tesouraria pendentes que vão vencer para a próxima semana
• Visualizar a listagem de recibos pendentes com data de vencimento ultrapassada
• Visualizar a listagem de recibos em anulação na semana que está a decorrer