Informação fidedigna

De facto, o sistema de importação faz muitas ações durante o processo de importação das companhias, no entanto, existem algumas situações em que pode ser necessário intervenção humana para correções de datas ou situação das apólices.

5 situações que podem desvirtuar as análises

Para ter uma correta leitura da sua careira de seguros, é essencial ter toda a informação bem registada e atualizada. 

A causa visível se ignorar estas situações é o cálculo de anualização da carteira incorreto e falta de produção nova em algumas anuidades.

Causas para estas situações ocorrerem: 

• Falta de importações de ficheiros das companhias nas companhias sem web services;
• Preenchimento de datas incorretas nas apólices manualmente;
• Limitação dos ficheiros ou web services por trazerem pouca informação e por isso o sistema de importação tem de atribuir datas que podem não estar totalmente corretas. Ex: se é preciso registar a apólice, por vezes o sistema de importação tem de utilizar a data do início do recibo como sendo a data de início da apólice porque não há informação detalhada sobre a apólice. Outro exemplo é quando uma apólice tem acerto de vencimento, mas essa informação não é enviada e nesse caso essa data tem de ser calculada, o que pode não coincidir com a data assumida pela companhia;
• Limitação dos ficheiros ou web services por não trazerem informação sobre apólices canceladas.

Para corrigir as várias situações faça os seguintes passos:

• Importe regularmente ficheiros das companhias sem web services, incluindo ficheiros das apólices canceladas;
• Caso as importações não resolvam as situações, é necessária intervenção manual no sentido de acertar a data de início da apólice, data de acerto de vencimento (se for uma apólice com acerto de vencimento) ou marcar a apólice como cancelada (caso esteja marcada como aceite indevidamente).

Apólices com recibos em falta

São apólices que estão registadas com a situação de aceites, mas sem recibos para o período em vigor. Não é tido em conta o passado. Ver vídeo

Exemplo: imagine que estamos em setembro e tem uma apólice mensal que está marcada como aceite. É suposto ter já registado o recibo referente ao mês de setembro visto que a apólice é mensal e naturalmente que o período a decorrer irá abranger o mês de setembro.

Apólices com passado escondido

É essencial que as datas das apólices estejam bem registadas para que o sistema consiga de facto perceber desde quando é que começou a apólice. Só assim será possível apurar os valores de carteira ao longo do tempo de vida da apólice, caso contrário o passado pode ficar escondido. Ou seja, até pode ter os recibos registados, mas se a data da apólice estiver errada, serão ignorados.

Exemplo: uma apólice começou em 2010 e teve recibos todos os anos, mas se a data de início estiver em 2024, o histórico do passado é ignorado para efeitos de cálculo anualizado porque para o sistema a apólice começa em 2024. Não aparece nos recibos em falta porque se o recibo de 2024 existir, não está em falta para o período em vigor.

Apólices com acerto de período inválido

Apólices com um acerto de período mal definido em casos de apólices com acerto de vencimento.

A definição do acerto de período só pode ter no máximo 1 anuidade para que o sistema calcule corretamente a data de renovação da apólice. Caso defina a data de acerto em mais do que 1 ano em relação à data de início da apólice, a apólice ficará com outros problemas como por exemplo o problema das apólices com passado escondido.

Exemplo: assumindo que está em 2024, imagine que tem uma apólice feita no dia 15 de setembro de 2020, mas foi feito um acerto para 1 de janeiro ficando a apólice a renovar sempre no dia 1 de janeiro a partir de 2021 e seguintes. Neste caso é essencial definir o campo acerto do período para 1 de janeiro de 2021 (data de acerto imediatamente a seguir à data de início, no máximo em 1 ano). Estando em 2024, a próxima data de renovação desta apólice será calculada automaticamente para 1 de janeiro de 2025.

No exemplo em cima, se definir o campo de acerto para 1 de janeiro de 2025 erradamente, irá perder-se o passado da apólice visto que na verdade a apólice começou em 2020.

Apólices sem passado

São apólices com data de início no passado, mas não têm os recibos todos registados desde o início da apólice e como tal, não será possível calcular o valor da apólice em todas as anuidades. No entanto, pode ser normal uma apólice estar nesta situação se houve uma transferência de carteira. Neste caso, é suposto estarem registados os recibos a partir do momento em que houve a transferência de carteira.

Exemplo: se apólice começa em 2022 e estamos em 2024, para ser possível calcular a anualização da apólice de 2022, 2023 e 2024, é preciso estarem registados todos os recibos desde o início da apólice.

Apólices únicas não canceladas

É suposto que as apólices únicas sejam marcadas como canceladas após atingirem a data fim. As apólices únicas só podem ser consideradas até à anuidade que foi cancelada.

2 situações que podem ocultar valores nas análises

Para além das situações que podem desvirtuar o valor das apólices, existem mais duas situações que podem ocultar valores quando está a analisar a carteira.

Apólices sem canal de venda associado

Todas as apólices devem estar associadas a um escritório ou a pelo menos um parceiro. Só assim irá conseguir apurar de forma fidedigna os valores de um parceiro ou escritório.

Para encontrar as apólices sem canal de venda, basta fazer uma pesquisa onde se coloca no escritório e no parceiro a opção "não definido".

É possível definir a alocação de parceiros e escritórios de forma automática durante o processo de importação. Saber mais

Produtos sem linha de produto associada

O conceito de linha de produto é um conceito que permite agrupar os produtos da companhia num só. Desta forma conseguir agregar informação de produtos semelhantes num produto principal, simplificando as análises.

Exemplo: imagine que pretende analisar o produto automóvel. Para isso tem de associar os produtos de automóvel de todas as companhias com uma linha de produto com o nome automóvel. Caso não associe algum produto automóvel de uma certa companhia, as apólices de automóvel dessa companhia não serão visualizadas nas análises quando escolher a linha de produto automóvel.

A definição das linhas de produto é uma configuração interna e pode ser definida conforme o seu modelo de negócio, ou seja, cada empresa é que decide quais as linhas de produto que pretende ter de forma a agrupar a carteira da forma desejada. Ver vídeo