Comunicação por modelo

Utilize esta funcionalidade para enviar um e-mail com parâmetros em segundos. Útil para e-mails que costuma enviar frequentemente, sempre iguais, mas mudam apenas alguns parâmetros. 

Por exemplo, se costuma enviar um e-mail para os seus clientes a informar que está a tratar de um processo, pode configurar um modelo onde seja incluído o nome do cliente automaticamente e um campo para colocar o processo. É também possível imprimir o conteúdo em vez de enviar por e-mail ou criar automação com o Hubspot.

Esta funcionalidade está disponível em CRM -> Comunicação por modelo

Modelo no Brevo e campos variáveis

Comece por criar um modelo de e-mail no Brevo com o corpo do e-mail que pretende enviar. No texto do e-mail pode ir adicionando campos onde o conteúdo pode mudar de e-mail para e-mail.

fig1. Exemplo de modelo com um campo automático e um campo personalizado

Se houver zonas no e-mail que vão alterar de e-mail para e-mail, pode definir campos personalizáveis ao longo do corpo do e-mail. Cada campo variável que colocar terá de estar identificado com parênteses e cardinal. Ex: (#valor#). Neste exemplo estamos a assumir que pretendemos definir um valor que será colocado no sítio da variável. 

Um caso prático é o envio de um e-mail com uma proposta onde o texto da proposta é sempre o mesmo, mas pretendemos definir o valor conforme o cliente ou outros fatores.

Existem campos automáticos que não precisa de registar como campo personalizável porque já será reconhecido como uma variável. A lista destes campos está disponível na edição do modelo. Caso seja um campo "não automático", precisa de o registar na zona “Registar campos personalizados” no Libax.

fig.2 Indicação para adicionar uma personalização no Brevo na criação do modelo

fig 2. Exemplo da configuração do modelo

Validar modelo

Ao ser executado o modelo será enviado o e-mail para o e-mail da entidade. Este e-mail tem um remetente que é escolhido através de vários critérios.

Caso tenha definido a opção de assumir remetente como afirmativa, o e-mail remetente será o e-mail do utilizador que executar o modelo, ou no caso do modelo ser executado automaticamente pela automação Hubspot, será o e-mail do responsável pelo modelo.

Com a opção de assumir remetente negativa, será considerado o e-mail definido no Brevo ou o da empresa se não definir nenhum e-mail no Brevo.

Por fim, após determinado o e-mail que será utilizado como remetente, o sistema de envio irá validar se este e-mail pode de facto ser utilizado como remetente tendo em conta as definições predefinidas para envio de e-mails (no Marketplace). É muito importante que tenha configurada uma aplicação para envio de e-mails (Brevo) com o domínio do e-mail remetente (domínio associado nas configurações no Marketplace), caso contrário será utilizado o e-mail noreply@libax.com

Para ter a certeza que o e-mail que escolhido como remetente será de facto considerado como e-mail remetente, utilize a opção “validar modelo”.

fig 3. Exemplo de validação com sucesso para um e-mail personalizado

fig 4. Exemplo de validação sem sucesso para um e-mail personalizado

Guardar o e-mail na ficha do cliente no Hubspot

Pode colocar um e-mail bcc para que fique com uma cópia do e-mail enviado.

Se colocar o e-mail bcc da sua conta Hubspot, o e-mail será guardado na ficha do contacto automaticamente.

Hubspot -> Configurações -> Objetos -> Atividades -> "Registro e rastreamento de e-mail.

Nota: Esta funcionalidade só irá funcionar se o remetente da mensagem for um utilizador da conta Hubspot.

fig 5. Local do Hubspot onde está o email de bcc de cada conta

Executar um modelo

Ao pedir para executar o modelo, serão lidas as variáveis no corpo do e-mail. Consoante o contexto destas variáveis, é solicitada a informação de forma a que o sistema consiga preencher o resto das variáveis de contexto. Ex: se no corpo do e-mail definir o campo (#EntityName#), ao pedir para executar o modelo será questionado para que entidade pretende enviar o modelo. Serão preenchidas todas as variáveis relacionadas com a entidade automaticamente e assim consegue enviar e-mails personalizados.

fig 4. Quando pedimos para executar o modelo é questionada a entidade porque foi detectado um campo automático relacionado com a entidade e é questionado o valor, neste caso da proposta. O campo e-mail será preenchido com o e-mail da entidade automaticamente após identificação da entidade

Pode também utilizar esta funcionalidade para imprimir quando pretende entregar em mão a informação ao seu cliente em vez do envio via digital. Para tal, basta escolher a opção de imprimir. Útil quando o cliente está presencialmente e pede um orçamento sobre um serviço. Pode neste caso ter já um modelo para apresentação de proposta para cada serviço de forma a preencher apenas as variáveis que mudam e imprimir facilmente a proposta para o seu cliente.

Automação com o Hubspot

Os campos com prefixo “HS-“ são campos com indicação que a informação vai estar numa propriedade do Hubspot. Útil se pretende ligar o modelo com a automação do Hubspot.

Nota: caso utilize esta funcionalidade em conjunto com o Libax Seguros, são ignorados os campos relacionados com apólices ou recibos.

Caso defina a etapa do negócio ou do ticket e o número de dias para execução, o modelo de comunicação será automaticamente executado sem intervenção humana. Esta funcionalidade é extremamente útil se pretende enviar e-mails automaticamente aos seus clientes quando um negócio muda de etapa e assim consegue garantir uma boa comunicação com o seu cliente.

fig 5. Exemplo de definição da automação com Hubspot. Neste caso o modelo será enviado sempre que um negócio passe para a fase "Decisão do Cliente"

Um exemplo prático

É muito útil com esta automação é configurar o envio de um e-mail a pedir um certo tipo de documentação quando um ticket muda para uma determinada etapa. Imagine que tem ticket para gerir a resolução de incidentes onde numa determinada etapa é necessário que o cliente envie uma fotografia do incidente. Pode definir para ser enviado um e-mail automaticamente a pedir a fotografia quando o ticket passar para a etapa “pedir elementos” (imaginando que tem uma etapa com esse nome no pipeline de ticket).

Requisitos

É necessário ter configurada a integração Brevo e caso pretenda utilizar a automação, é preciso ter configurado a integração Hubspot no Marketplace.

NOTA: Funcionalidade disponível a partir do plano Professional.