Automação para pedido RGPD

É possível configuração automação para o pedido de consentimento RGPD. Para isso basta criar um modelo CRM, configurar o filtro de definir a ação.

Desta forma, quando entra uma entidade nova na base de dados, é enviado um e-mail ou sms a pedir o consentimento RGPD.

Requisito: é necessário ter o plano Business ou superior para ter esta funcionalidade disponível.

Criar o modelo CRM

1º Para criar o modelo CRM entre em CRM -> Novo modelo CRM, identificar o nome e definir para ser executado todos os dias, conforme imagem seguinte:

fig 1. identificação do modelo

2º Em seguida é necessário escolher a ação, que pode ser por e-mail utilizando a plataforma Brevo ou SMS. Na imagem seguinte estamos a mostrar como enviar um e-mail já previamente desenhado com a plataforma Brevo.

fig 2. seleção do modelo de e-mail já previamente desenhado ao seu gosto no Brevo

Importante

Visto que este modelo tem como objetivo o pedido RGPD, para que fique registado que já foi enviado o pedido de RGPD para cada entidade, é necessário deixar ligada a opção "Registar envio de pedido RGPD" conforme imagem seguinte:

fig 3. não esquecer de deixar ligada a opção para guardar envio de pedido de RGPD

Definir o filtro de segmentação

Após confirmar a criação do modelo irá visualizar um alerta para a criação do filtro de segmentação.

fig 4. onde está a opção para definir o filtro de segmentação

Escolha a opção "Criar filtro" para definir para quem será enviado o e-mail conforme imagem seguinte:

fig 5. quais as opções que deve selecionar ao criar o filtro de segmentação

O filtro em cima está coerente com o envio diário que definimos visto que irá encontrar as entidades que entraram na base de dados desde ontem (o e-mail irá ser enviado de madrugada), tendo em conta que este modelo é para enviar e-mails, escolhemos a opção "apenas entidades com e-mail" e por fim, apenas para aqueles que ainda nunca foi enviado nenhum pedido de consentimento RGPD.

Dica: caso pretenda enviar por e-mail para quem só tem e-mail e por sms para quem só tem telemóvel, nesta segmentação era aconselhável ligar a opção "sem telemóvel" e depois criar outro modelo para sms onde ligavamos a opção "sem e-mail" e a opção "apenas entidades com telemóvel".

Tudo pronto

Após cada envio diário automático, ao entrar na ficha da entidade, irá ficar a indicação que o pedido já foi enviado e fica marcada com a indicação que aguarda consentimento.

fig 6. como fica a ficha da entidade após envio de pedido RGPD

Quando a entidade aceitar o pedido ou rejeitar, irá aparecer a indicação se foi aceite ou rejeitado automaticamente. Na pesquisa de entidades fica também disponível a opção de listagens de entidades que aguarda resposta.

NOTA: Para uma melhor gestão do RGPD, é importante o campo "Tipo" estar definido em cada entidade.