Enviar pedido de consentimento digital RGPD

Com o surgimento da nova lei sobre a proteção de dados (RGPD), é necessário manter arquivado o consentimento dos seus clientes sobre o tratamento de dados pessoais no caso de entidades particulares.

Pode guardar o consentimento dos seus clientes de duas formas:

• Papel físico
• Formato digital

Pode recorrer ao módulo RGPD do Libax, para manter o arquivo e o registo dos consentimentos que vai obtendo. Desta forma, é fácil saber quem deu o consentimento afirmativo ou negativo.

O módulo RGPD está disponível em Entidades -> RGPD

Editar dados de consentimento

A frase de consentimento que aparece na página do pedido digital do Libax, pode ser editada a qualquer momento em: RGPD -> Editar dados de consentimento

fig 1. campo para editar os dados de consentimento do RGPD

Nesta opção, consegue editar o texto usado no pedido de consentimento, e inserir links no mesmo que serão responsivos, tanto em Português como em Inglês. Ou seja, consegue definir e gerir o RGPD para clientes portugueses, mas também para clientes de outras nacionalidades e com outras condições. Para além disso, consegue ainda definir por quantos anos é que a resposta de consentimento é válida.

fig 2. opções disponíveis na edição de dados de consentimento

Gerir condições para autorização

Neste campo, é possível gerir quais as condições que irão aparecer ao cliente no momento da autorização, para que possam escolher se aceitam ou não. Como por exemplo, das condições mais comuns: Envio de email/envio de SMS.

Incorporar pedido no site

Com esta opção, consegue colocar no seu website um espaço destinado ao pedido de consentimento do Libax, para que os seus clientes possam dar autorização diretamente através do vosso site, sem que seja necessário envio de emails ou SMS, ou mesmo o preenchimento de papéis. 

Para esta adição ao site, é necessário clicar na opção "Obter código", e ter um espaço no site para inserir este mesmo código de incorporação (caso seja necessário, peça ajuda ao seu informático). Antes de clicar no "Obter código" apenas tem de definir como quer o código, de acordo com as opções de configuração disponíveis.

NOTA: Apenas clientes em que tenha o NIF e o email na base de dados do Libax, irão conseguir dar consentimento.

fig 3. opções disponíveis para configurar o código a incorporar no site

Enviar automaticamente

É possível criar um modelo CRM para o envio de pedido de consentimento digitais diariamente sem intervenção humana. Desta forma, sempre que chega um cliente novo à base de dados, o pedido será enviado e quando este aceitar, fica também automaticamente registado. Saber mais

Enviar pedidos de consentimento digitais em série

Para enviar um pedido de consentimento a todos os seus clientes de uma só vez, pode utilizar o CRM em conjunto com a plataforma Brevo.

Execute o envio a partir da funcionalidade de gerar campanha ou agende envios periódicos criando um modelo CRM. Na área "O que pretende fazer?" pode optar por enviar a partir de SMS ou enviar informação para o Brevo, se preferir personalizar o seu envio.

Na área da "Seleção de entidades", sugerimos no campo "Tipo" a opção "Particulares" e em "Aceita termos RGPD" a opção "Sem registo" para enviar os pedidos obrigatórios. No entanto, é livre de selecionar ao seu gosto. Marque "Registar envio de pedido RGPD" se também pretende que fique registado o envio do pedido (só se aplica a entidades que ainda não têm histórico no RGPD).

NOTA: Certifique-se que o endereço para consentimento para o pedido digital está na mensagem. 

fig 4. opção para ficar registado o envio do pedido de consentimento. A entidade fica com a informação que aguarda resposta

Uma vez que desta forma os e-mails ou telemóveis são partilhados com o Brevo, não é gerado o código por questões de segurança. Assim, quando a entidade entrar no endereço para prestar consentimento terá de escolher a opção para gerar código conforme imagem seguinte.

fig 4. zona onde o cliente pode obter o código para continuar o processo

Como obter o endereço para consentimento?

Saiba qual o endereço para que o cliente manifeste o seu consentimento digitalmente no módulo do RGPD na opção "enviar pedidos de consentimento" ou clique em "ver página do pedido digital".

O seu cliente terá de se identificar com o número de contribuinte e o código gerado pelo Libax. Assim, ao enviar o endereço para consentimento, certifique-se que envia o número de contribuinte do cliente.

Exemplo de endereço para consentimento: https://business.libax.com/public/9999/entity-consent

Em papel também é possível

Pode imprimir um documento para que o seu cliente manifeste o consentimento por papel. Para isso, entre na entidade pretendida -> sem registo de consentimento. Desta forma irá entrar na área RGPD da entidade desejada. Nesta área utilize a opção Imprimir -> Pedido de consentimento.

Entregue o documento ao cliente e guarde o documento após assinado. Na área RGPD da entidade, edite o consentimento e identifique a escolha do cliente.

Consentimento Digital, moderno e fácil!

O mais fácil para pedir consentimento aos seus clientes é enviar uma mensagem com o endereço para manifestar o consentimento. O seu cliente ao receber a mensagem, entra no endereço e diz se concorda com os termos RGPD da sua empresa. Simples e eficaz!

Para enviar o pedido de consentimento digital, entre na área RGPD da entidade e utilize a opção "Enviar pedido de consentimento" ->Em seguida escolha um dos métodos disponíveis. Em ambos os métodos será gerado um código aleatório para a entidade de forma a validar a autenticação para prestar consentimento.

• E-mail - Envia um pedido por e-mail com o modelo de mensagem padrão. 
• SMS - Envia um pedido por SMS com texto padrão.

fig 6. opções para envio do pedido de consentimento imediatamente, ficando o registo que foi enviado

É fácil obter listagens

A qualquer momento pode obter listagens de quais as entidades que aceitarem os termos, as que rejeitaram ou aquelas a quem ainda não enviou o pedido. Para tal, utilize a pesquisa de entidades ou simplesmente clique nos contadores disponíveis no módulo do RGPD.

fig 7. exemplos de contadores de forma obter listagens mais facilmente

Dica: Para realizar campanhas, pode utilizar estas listagens para enviar apenas as comunicações para quem aceitou os termos RGPD.